AxeAvenir - TRANSITION NUMERIQUE : IMPACT SUR LE METIER D’ASSISTANT(E) POLYVALENT(E)

Autres informations

Validation de la formation : Attestation de compétences

Effectif : entre 8 et 20 participants

Téléchargez le programme et les conditions générales spécifiques aux parcours.

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Pédagogie

Méthodes participatives et travaux de groupe.
Exemples « très terrain » et cas issus de la réalité et de la pratique professionnelle des intervenants.  
Recherche de solutions nouvelles en groupe.
Document de synthèse remis à chaque participant.
QCM de validation

 

 

Pré-requis

Les assistants(es) polyvalent (es) du cabinet ou les personnes amenées à tenir un rôle au sein du secrétariat du cabinet.

Objectifs

Les cabinets d’Expertise comptable sont passés en quelques années d’une culture libérale à une logique de marché.

Dans un contexte de digitalisation des cabinets le métier de secrétaire évolue vers des missions « d’assistantes polyvalentes ». Cette formation leur permettra de développer leurs compétences en Organisation, communication et soutien de la stratégie de digitalisation du cabinet.

 

Contenu

Certains sujets étant fortement liés à l’actualité, les programmes seront adaptés.

Jour 1 : Organisation et digitalisation : être une assistante efficiente
Analyser toutes les sources de pertes d’efficacité et de temps et trouver les solutions personnelles et numériques pour développer sa performance.
Obtenir plus de résultats avec moins d’effort et plus de plaisir.
Les métiers du cabinet :
•    La transition digitale au cœur de la stratégie des cabinets
•    Le cabinet : une entreprise qui communique,
•    Les enjeux d’un nouvel environnement concurrentiel,
La fonction d’assistante polyvalente :
•    Missions, tâches et compétences : Les nouvelles orientations de la fonction dans une profession en pleine mutation numérique
•    Outils numériques et solutions digitales dans les métiers du cabinet (Comptabilité, social, juridique, commissariat aux comptes)
•    Construire une relation optimisée avec le manager et les collaborateurs
Organisation et gestion du temps :
•    Analyse, Repérage et traitement des « bouffe-temps »
•    Les outils numériques : Gagner du temps à son bureau, avec son manager, avec les collaborateurs, au téléphone, dans la gestion des mails ou à l’accueil, dans la réalisation de ses tâches
•    L’organisation des plannings et déplacements : comment les prévoir, avion, train, hôtels, moyens d’optimiser l’efficacité pour ce faire
•    Les outils informatiques et bureautiques : optimiser leur utilisation
•    L’archivage et le classement : Gestion électronique des documents

Jour 2 : Destination communication : jouer un rôle dans l’image du cabinet
Première image au téléphone et quand le client passe la porte du cabinet, comment veillez en permanence à véhiculer une image positive du cabinet ?
Identifier les enjeux :
•    Les nouvelles exigences des clients en matière d’accueil et de qualité de service
•    S’organiser pour concilier standard, accueil, et autres tâches
•    La communication numérique : skype, whatsapp, teamveawer, Facetime, ….
Soigner l’image offerte aux visiteurs :
•    Comprendre les mécanismes psychologiques liés à l’accueil
•    Réussir le premier contact
•    Veiller à la qualité des espaces de réception
Gérer le téléphone en vrai professionnel :
•    Annoncer et valoriser le cabinet
•    Identifier avec tact et précision
•    Utiliser les bons mots pour mettre en attente, transférer, orienter
•    Prendre un message précis et complet
Traiter les situations délicates :
•    Gérer les priorités entre téléphone, accueil des visiteurs et demandes internes
•    Cadrer dès le départ les situations délicates : usage de la rigueur et de la fermeté
Savoir traiter les situations difficiles en canalisant ses émotions

Jour 3 : Destination marketing : jouer un rôle dans le développement du cabinet
A l’heure où les cabinets développent des actions commerciales pour promouvoir leurs services et missions auprès des clients, les secrétaires entrent en jeu dans un nouveau rôle d’assistance commerciale
Évolution du métier et rôle commercial de la secrétaire
•     Le numérique au service de la communication de la profession
•     La Gestion de la relation client (Outils numériques de GRC, CRM)
•     Les types de missions confiées aux assistantes polyvalentes
•     La secrétaire et les réseaux sociaux : enjeux et animation     
Gestion des temps, facturation et rentabilité
•     La relation financière avec le client (Utiliser les solutions numériques pour Devis, lettre de mission, suivi des temps, facturation, encaissement)
•     L’enjeu financier (impact des délais de règlement sur la trésorerie)
•     Organisation numérique du client : une solution pour traiter les malis
•     Le contrôle de la satisfaction des clients en boni
La relation commerciale par téléphone     
•    La prise de contact
•    Savoir poser les bonnes questions pour recueillir les informations clé     
•    Déterminer et valider les attentes et motivations
•    Développer une argumentation motivante
•    Traiter les objections
•    Conclure l’entretien et obtenir un accord
Surmonter les obstacles
•    Organiser l’action de manière efficace : fichier et guide d’entretien
•    Utiliser une base de données numérique (offre du cabinet, tarification, argumentaire)
•    Franchir les barrages. Trouver le bon interlocuteur
•    Garder l’initiative de la relance et de la suite à donner
Assurer le suivi des actions
•    Utiliser des solutions numériques pour le suivi commercial
•    Relancer et réactiver les propositions en attente
•    Saisir et susciter des occasions d’appel

Réf. : 18PMAN020CB

Durée : 3.0 j. (21h00)

Profils participants

  • Assistante de direction
  • Secrétaire administrative

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